Wie zijn wij?

MediationMinds biedt professionele mediationdiensten voor zowel bedrijven als particulieren. In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk met deze gegevens om, conform de geldende privacywetgeving (AVG).

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van de situatie:

Algemene gegevens

• Naam, adres, woonplaats (NAW-gegevens)
• E-mailadres en telefoonnummer
• Betalings- en facturatiegegevens
• Communicatie met onze organisatie

Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Uitvoering van een mediationovereenkomst
• Beoordeling en opstellen van een offerte
• Communicatie tijdens het traject
• Administratieve afhandeling en facturatie
• Wettelijke verplichtingen (zoals belastingwetgeving)

Wettelijke grondslagen voor verwerking (conform artikel 6 en 9 AVG):

• Toestemming (voor bijzondere gegevens)
• Uitvoering van een overeenkomst
• Wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang (bijv. dossiervorming of debiteurenbeheer)

Hoe verkrijgen wij uw gegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens rechtstreeks van u of via uw (juridisch) vertegenwoordiger.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.

• Administratieve gegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Mediationdossiers: tot maximaal 5 jaar na afronding van het traject, tenzij anders overeengekomen of wettelijk vereist.

Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verstrekken uw gegevens nooit aan derden, tenzij:

• u daar expliciet toestemming voor geeft;
• wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld bij een vordering van justitie).

Wanneer wij externe dienstverleners inschakelen (zoals ICT-leveranciers), sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst af conform de AVG.

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Denk hierbij aan:

• Gebruik van Office 365 en SharePoint met beveiligde toegang
• SSL-certificaat op onze website
• Firewall en antivirussoftware
• Beperkte toegang tot gegevens (alleen voor geautoriseerde personen)
• Verwerkersovereenkomsten met alle externe partijen

Wat zijn uw rechten?

U hebt op grond van de AVG het recht om:

• Uw persoonsgegevens in te zien
• Uw gegevens te laten corrigeren of verwijderen
• Uw gegevens over te dragen (dataportabiliteit)
• Beperking van verwerking te vragen
• Bezwaar te maken tegen verwerking

Verzoeken kunnen worden ingediend bij onze contactpersoon privacyzaken (zie hieronder). Wij reageren binnen uiterlijk 3 werkdagen. Let op: in mediation werken wij voor twee partijen tegelijk, dus beide partijen worden geïnformeerd over een verzoek indien dat invloed heeft op het traject.

Datalekken

Bij een (vermoedelijk) datalek:

1. Informeren wij u binnen 72 uur na ontdekking indien dit nadelige gevolgen kan hebben voor uw privacy
2. Lichten wij de aard van het lek toe, de risico’s en welke maatregelen zijn genomen
3. Melden wij het incident indien nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en werken wij mee aan hun onderzoek.

Hosting en opslag

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij maken gebruik van betrouwbare diensten zoals Office 365, SharePoint en Moneybird voor veilige opslag en administratie.

Contactgegevens

Voor vragen of verzoeken over uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:

• Dieter Veringmeier
• contact@mediationminds.nl
• 010 26 81 489

Publicatie van deze verklaring

Deze privacyverklaring is beschikbaar via onze website en wordt op verzoek ook per e-mail verstrekt. Wij raden aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. Bij wijzigingen wordt de update via de website aangekondigd